Этот метод также отлично зарекомендовал себя при ведении дел. Входными данными в данном случае является исходный список задач. Вы анализируете их и решаете, что делать с каждой задачей: отложить, удалить, назначить или выполнить. Не закрывайте список, пока не завершите его. Этот метод хорошо сочетается с системой GTD.
Метод АБВГД — расставляем приоритеты с помощью алфавита
Существует множество методов планирования, и нет абсолютно правильного — каждый выбирает тот метод, который лучше всего подходит именно ему. Мы изучаем новые методы, чтобы предоставить вам больше возможностей. Речь идет о методе ABVD известного мотивационного тренера Брайана Трейси. Если вы любите все анализировать или уже пробовали планировать с помощью доски Эйзенхауэра, вам понравится эта техника.
Можно сказать, что метод ABWGD — это более сложная доска Эйзенхауэра. Он подходит, если у вас обширный список дел и вы не знаете, за что взяться в первую очередь. Сам метод состоит из 4 этапов.
Этап 1. Составляем список дел
Запишите все задачи, которые у вас есть на данный момент. Не обязательно сразу расставлять приоритеты — просто запишите все задачи в том порядке, в котором они приходят в голову. Примите во внимание личные и профессиональные задачи, а также те, которые вы откладываете на потом. В итоге у вас должен получиться длинный смешанный список, подобный этому:
Этап 2. Распределяем задачи по принципу АБВГД
Теперь наступает самое сложное. Вам необходимо разделить задачи на группы:
| Приоритет | Последствия | Описание | Примеры | |
|---|---|---|---|---|
| А | Высокий | Серьезные | Влияют на будущее, определяют дальнейшие планы | Ответственные рабочие задачи, вопросы здоровья |
| Б | Средний | Средние | Рутинные задачи, которые нужно сделать до определенного времени | Заплатить по счетам, составить отчет, сходить на плановый осмотр |
| В | Низкий | Без последствий | Необязательные дела, но их выполнение принесет удовольствие или какие-то «плюшки» | Посмотреть интересный фильм, сходить на выставку, «почистить» почту |
| Г | Можно делегировать | Различные | Задачи, которые отнимают у вас время, но при этом вы легко можете их кому-то передать | Приготовить праздничный ужин (можно заказать доставку) |
| Д | Можно вычеркнуть | Могут впустую отнять время | Ненужные дела, которые отнимут у вас драгоценное время | Разложить одежду по цветам, встретиться с одноклассницей, с которой у вас давно нет общих тем |
| Приоритет | Последствия | Описание | Примеры | |
|---|---|---|---|---|
| А | Высокий | Серьезные | Влияют на будущее, определяют дальнейшие планы | Ответственные рабочие задачи, вопросы здоровья |
| Б | Средний | Средние | Рутинные задачи, которые нужно сделать до определенного времени | Заплатить по счетам, составить отчет, сходить на плановый осмотр |
| В | Низкий | Без последствий | Необязательные дела, но их выполнение принесет удовольствие или какие-то «плюшки» | Посмотреть интересный фильм, сходить на выставку, «почистить» почту |
| Г | Можно делегировать | Различные | Задачи, которые отнимают у вас время, но при этом вы легко можете их кому-то передать | Приготовить праздничный ужин (можно заказать доставку) |
| Д | Можно вычеркнуть | Могут впустую отнять время | Ненужные дела, которые отнимут у вас драгоценное время | Разложить одежду по цветам, встретиться с одноклассницей, с которой у вас давно нет общих тем |
Как определить «ненужные» дела?
Это может привести даже к вялости. Когда вы составляете список, все задачи кажутся важными. Но лучше перепроверить — действительно ли вам нужно делать все это так часто? Может быть трудно отнести вещи к категориям C (низкоприоритетные, ненужные) и D (ненужные, отнимающие время). Итак:
-
Категория С — задачи, которые принесут вам пользу или удовольствие. Это не обязательно должен быть оздоровительный вечер с ароматическими свечами и горячей ванной, но это принесет вам гармонию и покой. А вместе с ним и производительность. Однако эта работа является дополнительной, то есть вы можете выполнить ее после завершения основной работы. А если вы этого не делаете, то это тоже нормально.
И это то, что вы должны получить:
Правило 80/20 (другое название — принцип Парето)
Она гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают только 20% результата.
Принцип Парето — одна из самых успешных концепций управления временем и планирования. Парето установил, что люди в обществе делятся на «сильное меньшинство» (с точки зрения распределения богатства и власти, составляющее «верхние» 20% населения) и «среднее большинство» (составляющее «нижние» 80%).
Позже он обнаружил, что почти все виды деятельности в экономике регулируются разработанным им принципом. Например, 20% произведенного труда обеспечивает 80% результатов; 20% клиентов обеспечивают 80% продаж; 20% товаров в ассортименте обеспечивают 80% дохода; 20% времени обеспечивают 80% всех результатов дня и т.д.
Основной вывод этой теории в отношении управления временем заключается в следующем: только небольшой процент деятельности приносит прибыль и результаты. 80% задач можно отложить или не делать вообще без ущерба для результатов, но 20% задач откладывать нельзя — это ключевые задачи.
Например, если у вас есть список из десяти дел, которые нужно сделать, то только два из них настолько же полезны (или даже более ценны), чем остальные восемь вместе взятые.
Метод АБВГД
Метод расстановки приоритетов задач: от наиболее важного к наименее важному. По сути, при составлении списка задач необходимо присвоить каждому из них приоритет: буква A, B, C, D или E перед каждым пунктом вашего списка.
Основное правило метода заключается в том, что задача B не решается, пока не выполнена задача A, задача C не решается, пока не выполнена задача B, и так далее. В каждой группе заданиям присваиваются номера, указывающие на порядок их выполнения. Поэтому самая важная задача в списке должна быть помечена как A1. Этот простой способ работы со списком задач поможет вам быстро определить наиболее важные задачи и сосредоточиться на них.
Для определения задач категории А можно использовать следующие вопросы:
- Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?
- Могу ли я за счет выполнения какой-то задачи решить сразу несколько других?
- Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей организации, подразделения?
- Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение?
- Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?
Матрица приоритетов Эйзенхауэра
Метод эффективного управления временем, который поможет вам достичь быстрых и значительных результатов и всегда делать все правильно. Эта техника, приписываемая американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет сортировать дела по срочности и важности одновременно. Всем известно, что за один промежуток времени можно выполнить лишь ограниченное количество задач. Иногда вы можете сделать только одно, не подвергая опасности свою работу. И каждый раз приходится решать — какой именно? Согласно так называемой таблице Эйзенхауэра, все задачи должны быть распределены по категориям в соответствии с критериями важности и срочности.
Важность вопроса зависит от того, насколько сильно результат его реализации влияет на ваш бизнес. Срочность определяется двумя факторами: во-первых, как быстро необходимо решить вопрос, а во-вторых, должен ли вопрос быть решен к определенной дате и времени. Важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.
Срочные/важные задачи. Несвоевременное решение этих вопросов приведет к значительному ущербу и серьезным проблемам. Это должно быть сделано немедленно и находиться под постоянным наблюдением персонала. Примером может служить подача квартальных налоговых деклараций.
Несрочная/важная работа. Это задачи, которые можно отложить. Однако «загвоздка» в том, что рано или поздно эти задачи становятся срочными. Поэтому очень важно, чтобы этот вид работ был запланирован и не остался без внимания. Руководителю целесообразно полностью или частично делегировать этот вид работы. Примером этого является разработка путей расширения производственного цеха за счет аренды дополнительных площадей.
Срочная/важная работа. Эмоциональное давление, вызванное срочностью работы, может заставить его и потратить драгоценное время на неважные задачи. Если задание не столь важно, его все равно следует поручить, поскольку для его выполнения не требуется особых ресурсов. Примером может служить звонок руководителю с просьбой продиктовать все вакансии в службе занятости для немедленного отображения в отчете о работе.
Несрочная/значительная работа. Часто менеджер выполняет эти задачи автоматически, просто просматривая документы на своем столе. В эту категорию также входят задачи, важность которых давно утрачена, которые выполняются по привычке, «автоматически». Важно вовремя распознать такие задачи и убрать их из расписания. Примером может служить ведение досье на клиента в бумажном виде, но организация внедрила электронную базу данных.
Совет:
Необходимо «добровольно» выделить определенное количество времени для планирования деятельности и удаления менее важных задач. Новые навыки могут высвободить еще больше времени, которое можно использовать для изучения чего-то другого в следующий раз. Решимость повысить эффективность работы постепенно высвободит время для развития личной продуктивности.
Правило “1-3-5”
Правило «1-3-5» гласит: «В день следует выполнять одну большую и важную задачу, три средние задачи и пять мелких задач. Таким образом, ваше ежедневное расписание будет содержать 9 дел, 4 из которых важны для вас. Это правило поможет вам не запутаться и не увязнуть в бесконечных списках дел.
Следующий пример даст вам представление о том, как это работает:
- 1 важное дело – написать квартальный отчет;
- 3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
- 5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.
Правило трех
Вариация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если девять задач в день для вас слишком много, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день выбирайте из своего списка дел три самых приоритетных и сосредоточьтесь на них.
Обычно этот метод выбирают люди, у которых все очень плохо — жизнь хаотична и непонятно, как с ней бороться. Как только вам удастся очистить засоры хотя бы наполовину, вы можете применить «правило 1-3-5». К этому времени появится самодисциплина и возникнут первые элементы силы воли.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это техника управления временем, активно используемая 34-м президентом США и названная в его честь. Он позволяет упорядочить задачи не только по важности, но и по срочности.
Всего у вас есть четыре категории задач:
- важные и срочные;
- важные и несрочные;
- неважные и срочные;
- неважные и несрочные.
Как только вы распределите все задачи по категориям, вы сможете их выполнять. Основная категория дел — важные и не срочные.
Именно здесь вы должны (в идеале) проводить 60% своего времени. Конечно, это возможно только в том случае, если нет важных дел, которые «горят», поэтому ваша задача — избежать их накопления.
Неважные и срочные задачи лучше всего поручать, а от неважных и несрочных задач лучше отказаться. Это наука.
Закон Парето
Закон Парето гласит: «20% усилий приводят к 80% результата, а остальные 80% усилий приводят только к 20% результата». Как этот закон может помочь нам организовать свое время?
Если мы сможем определить, какие 20% наиболее продуктивны, мы сможем сосредоточиться на этом и делегировать остальные 80%.
Матрица Эйзенхауэра
Это, пожалуй, самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента для определения приоритетов. Эта техника, изобретение которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет сортировать дела по срочности и важности одновременно. Каждый понимает, что за один промежуток времени можно выполнить лишь ограниченное количество задач. Иногда только один, без угрозы для проекта. И каждый раз нам приходится решать, КАКОЙ именно? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр обычно делил свои задачи на несколько важных категорий при их планировании. Согласно так называемой таблице Эйзенхауэра, вы должны отнести каждую задачу к одному из четырех типов, перечисленных в таблице.
Матрица Эйзенхауэра
Неотложные вопросы. Проекты со срочными сроками выполнения.
Избегаемые проблемы. То, что ведет к вашей цели. Восстановление.
Неотложные, срочные задачи. Повседневная жизнь.
Компьютерные игры, социальные сети. Смотреть телевизор. Телефонные звонки. «Растратчики времени».
Важность вопроса зависит от того, насколько сильно результат его реализации влияет на ваш бизнес. Срочность определяется двумя факторами: во-первых, как быстро необходимо решить вопрос, а во-вторых, должен ли вопрос быть решен к определенной дате и времени. Важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.
Давайте подробнее рассмотрим, какие дела могут относиться к каждому из четырех типов.
Тип I: «Важный и срочный». Речь идет о случаях, когда их несвоевременное выполнение приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, продление лицензии, налоговые декларации и т.д.). Определенный процент таких случаев неизбежен в жизни каждого человека. Однако при должной подготовке (случаи типа II — «значительные, но не срочные») многих кризисов можно избежать (например, изучив законодательство, наладив хорошие отношения с влиятельными людьми).
Это также могут быть проекты с «горячими» сроками, срочные. Например, обратиться к врачу по поводу проблемы со здоровьем, сдать статью в журнал под давлением времени или закончить исследовательский отчет. Здесь у нас нет выбора. Вещи в этой группе должны быть сделаны, полная остановка. В противном случае возникнут серьезные проблемы.
Тип II: «важно, но не срочно». Это те вещи, которые ориентированы на будущее: Обучение, изучение будущих направлений бизнеса, улучшение оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. То, что ведет к вашей стратегической цели. Например, изучение иностранного языка для перехода в другую перспективную компанию. Речь также идет о профилактике проблем и поддержании себя в хорошей физической форме. К сожалению, это те вещи, которыми мы часто пренебрегаем и откладываем надолго. У этих дел есть интересная особенность — если ими долго пренебрегают, они классифицируются как Важные — Срочные. И если вы не посещаете стоматолога хотя бы раз в год, то рано или поздно неотложный визит будет неизбежен.
Интеллект-карты или Mind maps
Это работа Тони Бьюкена, известного автора, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Другие переводы термина «mind maps» — «карты разума», «карты разума», «карты разума».
Карты разума — это метод, который позволяет
— структурировать и эффективно обрабатывать информацию; — мыслить творчески и интеллектуально.
Это очень хороший инструмент для решения таких задач, как презентации, принятие решений, планирование времени, запоминание больших объемов информации, мозговой штурм, самоанализ, разработка сложных проектов, самообучение, развитие и т.д.
Области применения.
2. планирование — управление временем: планирование дня, недели, месяца, года…. — Разработка сложных проектов, новых бизнесов…
3. мозговой штурм — генерирование новых идей, креативность; — совместное решение сложных проблем.
4. принятие решений — четкое представление о плюсах и минусах; — более взвешенное и обдуманное решение.
Пирамида Франклина
Это готовая система планирования, которая поможет вам управлять своим временем и достигать поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) был американским политиком. Бенджамин Франклин был известен своей фантастической работоспособностью и уникальной целеустремленностью. В возрасте двадцати лет он составил план достижения своих целей на всю оставшуюся жизнь. На протяжении всей своей жизни он следовал этому плану и тщательно планировал каждый день. Его план достижения целей называется «Пирамида Франклина» и выглядит следующим образом
1. основание пирамиды — основные жизненные ценности. Можно сказать, что это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?». Чего вы хотите достичь в жизни? Какой след вы хотите оставить на земле? Есть мнение, что даже 1% людей на планете не стал бы всерьез задумываться об этом. Другими словами, это вектор направления к вашей мечте.
2) Основываясь на жизненных ценностях, каждый ставит перед собой глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего хочет достичь?
3) План общей цели — это список конкретных промежуточных целей на пути к достижению общей цели.
4. план на один, три или пять лет называется долгосрочным планом. Здесь важно указать точное время выполнения.
5. план на один месяц, а затем на одну неделю — это краткосрочный план. Чем более продуманной она будет, чем чаще вы будете ее анализировать и корректировать, тем более эффективной она будет.
6. последний пункт плана достижения цели — это план на каждый день.
