Не стоит браться за все задачи и проекты. Иногда они пытаются навязать нам то, что мы вообще не должны делать. Иногда нет смысла браться за новый проект, если у вас нет на него времени и вы не хотите отказываться от других. Даже если ваш лучший друг умоляет вас со слезами на глазах. Каждый имеет право сказать «нет», помните.
Тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это набор приемов, помогающих вам управлять своей энергией и временем, чтобы вы могли более эффективно работать. Этот термин буквально означает «управление временем».
Он относится ко времени как к ресурсу. Каждый имеет право использовать ограниченное количество секунд в жизни по своему усмотрению. Одни тратят их на развлечения или на диван, другие «оплачивают» учебу, профессиональное развитие или путешествия. Распределяя свои жизненные ресурсы, мы используем время как инвестиции в проекты, саморазвитие и здоровье.
Существует множество различных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах управления временем: устранение алгоритмов, влияющих на продуктивность, и техниках правильной постановки целей и структурирования расписания.
Пожиратели продуктивности
Прежде чем увеличивать темп работы, сначала нужно избавиться от того, что вас тормозит. Эти факторы встречаются редко, но они прочно вошли в нашу повседневную жизнь и не сдаются без боя.
Вредные привычки
Вы даже не представляете, сколько времени тратится впустую на перекуры, социальные сети и бездумную болтовню по телефону.
Все эти факторы не только отнимают драгоценные минуты, но и снижают эффективность работы, поскольку на скорость работы также влияют здоровье и настроение.
Алкоголь, курение, нездоровое питание и недостаток сна снижают способность мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения и развивать идеи.
Еще труднее сосредоточиться после чтения алармистских постов «мы все умрем», которыми пестрят все новости. Спокойное, находчивое состояние духа и позитивный настрой лучше для работы. Неслучайно они постоянно говорят об информационной гигиене. Бесконтрольное потребление бесполезной информации также приводит к появлению вредных привычек.
Если вы хотите понять, что происходит в мире и стране, выберите 1-2 источника с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения и объективной подачей информации.
Все вышеперечисленные привычки являются врагами тайм-менеджмента. Они требуют времени, здоровья, внимания и эмоциональных ресурсов. Если вы очистите это пространство, вам сразу станет легче дышать.
Если вы много времени проводите в социальных сетях, существуют различные приложения, которые фиксируют, сколько времени вы проводите на своем смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но при этом ограничивать доступ к приложениям. В Play Market существует множество подобных сервисов для «ограничения времени» и «блокировки приложений на определенный период времени». StayFree имеет больше всего положительных отзывов — попробуйте его.
Существуют также службы, контролирующие поведение пользователей компьютеров. Например, расширение Productivity Owl в Google Chrome. Productivity Owl позволяет просматривать веб-сайт в течение нескольких секунд, а затем блокирует его. Без ограничений можно посещать только те сайты, которые находятся в «белом списке», установленном пользователем.
Однако если у вас много информации для обработки и полная блокировка не подходит, вы можете изменить ситуацию и ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. Так работает, например, StayFocusd, позволяя вам проводить ограниченное количество минут на ограниченных веб-сайтах.
Прокрастинация
Сложное слово, которое знакомо каждому.
Прокрастинация — это неосознанное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы заняться важными делами, мы придумываем отговорки: посмотреть телевизор, погладить кошку, почитать почту. Если у меня есть чашка кофе, я начну.
Исследования показали, что промедление — это не болезнь, а симптом. Промедление указывает на проблему, в которой мы не хотим себе признаться:
- задача слишком сложная;
- непонятно, с чего начинать;
- мы перегрузили себя, не можем работать;
- мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.
Творческие люди, например, не любят рутину, которая не меняется изо дня в день.
Борьба идет не против промедления, а против его причины: делегируйте сложные и непонятные задачи другим специалистам, старайтесь избавить себя от ненужных занятий, делите большие проекты на более мелкие задачи и уделяйте время отдыху.
Техники тайм-менеджмента
Победа над продуктивными боровами — это только начало. Теперь давайте научимся правильно планировать свою работу, четко формулировать задачи и концентрироваться, чтобы добиться большего.
Ежедневное планирование
Управление временем начинается с планирования. Это мощный инструмент, который вы можете использовать не только для организации своих задач, но и для мотивации (или обескураживания) себя.
Одно из основных правил — не записывать слишком много дел на день и не пытаться составить расписание по минутам. Если вы не достигнете своих целей, вы расстроитесь и почувствуете себя неудачником. А при расписании по минутам обязательно что-то пойдет не так, и ваш план будет обречен на провал.
Сделайте составление плана приятным ритуалом. Найдите время для вечернего какао или утреннего кофе и начните планирование в хорошем настроении.
Планируйте в календаре или используйте приложения и сервисы. Многие выбирают, например, Google Calendar. Там вы записываете время, информацию о событии и его продолжительность. На экране задания появляются в виде разноцветных блоков. Чем больше блок, тем больше времени запланировано на выполнение задания. Таким образом, вы сможете сразу увидеть свою нагрузку на день и эффективно распорядиться своим временем.
Также удобно отмечать важные даты и события, которые были запланированы заранее. Откройте календарь, чтобы сразу увидеть, сколько времени у вас осталось на работу в конкретный день.
Календарь Google с запланированным расписанием
Пререквизиты: Ставьте перед собой не более четырех важных задач в день и записывайте их в порядке срочности. Планируйте отдых в вечерние часы. Если вы думаете, что у вас еще есть время, сделайте несколько небольших подзадач, которые можно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Итак, я сделал все, что наметил, часы показывают только десять вечера, завтра еще есть над чем поработать». Научитесь отдыхать! Это повышает производительность.
SMART
Это система постановки целей, которая превращает смутные мечты в конкретные планы, которые затем можно реализовать. И превратить абстрактные идеи в понятные задачи.
SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными по времени.
Например, есть одна цель: расширить клиентскую базу. При такой формулировке неясно, как его следует рассматривать. SMART-цель читается по-другому: Обзвонить не менее 50 клиентов и получить 5 заказов в течение дня.
Мы точно знаем, что нам нужно делать — мы должны войти в базу данных с собранными номерами и позвонить. Мы измеряем это в цифрах — не менее 50 звонков и 5 заказов. Целесообразность означает, что за день можно обзвонить 50 человек и заставить 5 из них совершить покупку. Реалистичность означает, что мы разрабатываем процесс, на который мы можем повлиять. Определенность времени — это рабочий день.
Посмотрите, как развивались события. Для тех, кто хочет освоить тайм-менеджмент, знание планирования — половина успеха.
Закон Парето
Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение между входом и выходом. Экономист Вильфредо Парето установил закон Парето, который гласит, что 20 % усилий дают 80 % результата и наоборот. Этот закон действует во многих областях: 20% команды выполняют 80% работы, 20% клиентов приносят 80% прибыли.
Мы сами себя изматываем
Согласно исследованию LexisNexis, «сотрудники тратят в среднем 51% своего рабочего времени на поиск и сортировку информации, а не на ее реальное использование для выполнения своей работы». Подумайте об этом. Это заставляет вспомнить аналогию со спортом: если каждый день тренировать одни и те же группы мышц, они вскоре перестанут развиваться. Отдых для них так же важен (если не более важен), как и само упражнение. И наш мозг работает точно так же.
Мы также обычно не задумываемся о том, какое огромное количество энергии требуется для поддержания работы нашего мозга в течение длительного времени. Замечали ли вы когда-нибудь, как трудно сосредоточиться на чем-то, когда вы физически устали? По мнению ученых, наш мозг — самый «прожорливый» орган, потребляющий до 20% вырабатываемой им энергии. Другие эксперименты показывают, что мозг никогда по-настоящему не отдыхает. По словам Криса Миалла, нейробиолога из Бирмингемского университета (да, того самого британского ученого), «мозг отдыхает только тогда, когда вы мертвы». В условиях постоянного потока информации с утра до вечера нам приходится постоянно запоминать и удерживать в голове множество данных. И это просто изнурительно.
Обычно мы не можем вовремя остановиться
Нам повезло: в России много праздников в течение всего года. И все же многие из нас не используют свой ежегодный отпуск в полной мере — срочные/важные проекты, сложные отношения с начальством, некого заменить, нет денег на отпуск… Вам это знакомо? И даже когда мы наконец-то греемся на пляже или жарим шашлыки на природе, мы регулярно проверяем рабочую электронную почту, ведем переписку и решаем профессиональные вопросы по телефону. Даже когда мы не проверяем электронную почту в отпуске, мы постоянно заходим в свой почтовый ящик через смартфон/планшет/ноутбук и боремся с этим искушением. «Нет, я не собираюсь портить себе отпуск, я отдыхаю! Но о каком празднике мы можем говорить, когда наши мысли заняты работой?
И здесь уместно напомнить о необходимости отдыха мозга. Речь идет не только о хорошем ночном отдыхе, нескольких минутах медитации или развлечениях. Мозг нуждается в настоящем, правильном и длительном отдыхе. Это единственный способ избежать выгорания.
Внимание не резиновое
Высокие технологии сами по себе не являются чем-то плохим. Но в ситуации, когда мы быстро «перегружены» устройствами, которые круглосуточно подключены к интернету и друг к другу, заваливая нас всевозможными уведомлениями и сообщениями, наше внимание даже не разбавляется, а просто распыляется, как аэрозоль. Вполне вероятно, что даже сейчас, читая этот текст, вы не уделяете ему всего своего внимания, не обдумываете каждое предложение. Вероятно, у вас в браузере открыто множество закладок, которые вы также проверяете краем сознания. Приходят уведомления о новых письмах, смартфон вибрирует и звонит, сообщая о новых сообщениях.
И этот текст — один из сотен, если не тысяч, претендующих на ваше внимание.
Каждый раз, когда вы думаете о чем-то, читаете текст или разговариваете с кем-то, вы уделяете этому часть своего внимания. Хотим мы того или нет, но современный городской житель ежедневно подвергается воздействию неумеренного количества всевозможных «раздражителей», требующих внимания.
Современные технологии проникли практически во все сферы нашей жизни. Газета New York Times однажды опубликовала целую серию статей о влиянии технологий и гаджетов на наш мозг.
«Открытое пространство и тишина способствуют психическому состоянию, необходимому для того, чтобы отстраниться и оценить свою жизнь, установить неожиданные связи и ждать внезапного вдохновения. Парадоксально, но нам это необходимо для выполнения любой задачи».
Когда мы расслабляемся или мечтаем, наш мозг не останавливается и не замедляется. Однако наш ум и внимание входят в состояние покоя. Многие важные психические процессы зависят от этого «тихого времени», как и от других форм ежедневного отдыха. Вот почему короткий сон так важен, хотя он и не является панацеей. Как пишет Феррис Джабр:
«Во время «тайм-аута» внимание и мотивация «освежаются», повышается продуктивность и изобретательность. Это помогает достичь более высокого уровня производительности и упорядочить воспоминания в повседневной жизни. И наоборот, «блуждающий», усталый ум теряет чувство времени, способность запоминать и учиться планировать.
Чем же отличается отдых вдали от привычной обстановки и без связи с внешним миром и Интернетом?
Можно выделить пять основных моментов:
1) Принимайте как можно меньше решений: постарайтесь отдохнуть в таком месте, где вам не придется принимать всевозможные решения — куда пойти, чем заняться, кого посетить, что поесть и т.д.
2) Не следите за временем, даже не берите с собой часы, а мобильный телефон спрячьте в дальний карман или на дно сумки. Ешьте только тогда, когда вы голодны, а не когда вам «надо». Спите, когда вы устали. Не считайте, который сейчас час, не думайте о том, сколько времени прошло с того или иного события.
3) Играйте в игры, решайте головоломки и загадки: Карты, настольные игры, кроссворды, что угодно. Многочисленные исследования подтверждают пользу этого времяпрепровождения и ту умственную и физическую стимуляцию, которую оно дает.
4) Не думайте о плохом или неприятном. Очень помогает созерцание: вода, камни, небо, звезды. Она способствует спокойному созерцанию, воспоминаниям о том, что делает вас счастливым и чего вы ждете в будущем. Избегайте думать о вещах, которые вас пугают, беспокоят, давят на вас, злят и т.д. Одним словом, никаких негативных мыслей.
Когда тайм-менеджмент бесполезен
Тайм-менеджмент важен для тех, кто умеет управлять своим временем. Если вы работаете по фиксированному графику, который никак нельзя изменить, вы можете планировать только выходные дни. Но есть и другие ситуации, когда управление временем бесполезно.
Управление временем — это не волшебная таблетка, с помощью которой можно сделать все. Ведь управление временем — это не значит успевать все. Это забота о важных вещах и отказ от неважных.
Управление временем не является инструментом мотивации. Управление временем не сделает вас более продуктивным, а мотивация не подскочит, если вы испытываете глубокое отвращение к тому, что делаете. Самое главное, чтобы вы действительно хотели сделать эти вещи. Может быть, вам стоит сменить сферу деятельности вместо того, чтобы пытаться делать больше и лучше.
Управление временем не является гарантией успеха. Некоторые тренеры убеждают вас, что достаточно изучить их методики, чтобы мгновенно разбогатеть, решить семейные проблемы и заняться спортом. Но так не бывает. Управление временем — это всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это все равно что купить ручку, которой великий писатель записывал свои идеи, и надеяться, что теперь эти идеи придут к вам.
Техники управления временем не универсальны, они не для всех. Методология каждого писателя — это всего лишь опыт писателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все методы могут быть применены, да и не всегда могут быть применены. Если метод не работает, не заставляйте себя — просто найдите другой. Или еще лучше: понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам лучше всего работается. Некоторые люди продуктивны утром, другие — вечером или даже ночью.
Управление временем не заставляет вас нейтрализовать себя. Вставать в 5 утра или спать по четыре часа подряд и чувствовать себя больным — это не тайм-менеджмент. Также не вините себя, если у вас не получается сделать что-то эффективно с первого раза. Позвольте себе совершать ошибки. Если одни методы не работают, попробуйте другие. Вы можете сделать это следующим образом.
Как управлять временем
Существуют различные техники и инструменты для управления временем. Они помогают на разных этапах: Планирование, расстановка приоритетов, оценка результатов.
Планируйте: ставьте цели и задачи
Планирование — важная часть управления временем и повышения эффективности. Вы можете планировать либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно различать цели и задачи. Цель является общей и глобальной. Цели делятся на небольшие и конкретные задачи. Например, цель — завершить подготовку квартальной финансовой отчетности. Разбейте задачу на мелкие, конкретные задания: Соберите данные за три месяца, соберите их в электронную таблицу, постройте графики тенденций, создайте презентацию.
Составьте списки задач на день и на более длительный период — неделю или месяц. Для каждого задания необходимо установить срок, к которому оно должно быть выполнено. Для этого можно использовать бумажные или электронные расписания. Для этого подойдет календарь, доска для записей или приложение для планирования, такое как Trello или Wunderlist.
Так выглядит доска задач Trello, которая является электронным эквивалентом липкой доски. Списки и карточки можно организовать по своему усмотрению.
Вы также можете разделить задачу на отдельные этапы и отметить, когда каждый этап будет выполнен. Вам также следует
Расставляйте приоритеты
Вы можете написать десятки работ. Вам придется расставить приоритеты, а от некоторых из них можно и вовсе отказаться.
Существует два распространенных способа расстановки приоритетов: диаграмма ABC и диаграмма Эйзенхауэра.
Метод ABC
Возьмите список задач и проранжируйте каждую из них буквами A, B, C (некоторые люди также используют буквы D и E).
- A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
- В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
- С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.
Уровень D относится к задачам, которые можно делегировать подчиненным, а уровень Е — к задачам, которые вообще не следует выполнять.
Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий
Вы ознакомились с основами, но все еще не знаете, как управлять своим временем. Это связано с тем, что планирование — это не просто эффективный алгоритм для стандартных действий. Объективно эффективное (результативное) управление временем — это способность выполнять задачи, которые возникают перед вами в течение дня, по определенным этапам. Теперь мы рассмотрим продвинутые техники, которые помогут вам «делать дела быстрее и лучше».
Правило 1-3-5
Все очень просто: вы можете сделать девять дел за один день. Один — самый важный, три — чуть менее важные, пять — малозначимые (по объему и значимости). Запланируйте на завтра и следующую неделю все дела, которые вам нужно сделать, и организуйте их в соответствии с этим правилом. Вскоре вы поймете, что девять вещей — это слишком много или слишком мало для вас. Затем вы адаптируете правило к своим потребностям. Просто начните применять вещи в таком порядке, это поможет вам правильно распределить свои временные ресурсы и даст вам практическую основу.
Правило Бейли
Иногда его называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если вы хотите научиться разумно использовать свое время, вам следует начать с этого подхода. Выберите три важных дела, которые вы хотите сделать завтра. Сосредоточьтесь исключительно на них. Помните, что по статистике 20% наших усилий дают 80% результатов. Однако очень важно знать, какие задачи стоят ваших максимальных усилий.
Правило десяти минут
Удивительно, но это одно из самых эффективных правил современной теории управления временем рабочего дня. Метод довольно прост: вам нужно что-то сделать, но вы не хотите этого делать. Что бы это ни было, применяйте метод контроля и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут — это совсем недолго, это не проблема. Поэтому я потрачу на это всего десять минут». Не сомневайтесь, что вы эффективно используете эти минуты, а скорее всего, даже больше. Возможно, вы даже сделаете то, чего на самом деле не хотели делать. Просто начните.
Правило Чирилло
Иногда его также называют правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не задумывался о том, как ему лучше распорядиться своим временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что в его телефоне есть таймер. Он начал устанавливать таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал, Цирилло в течение пяти минут занимался чем-то другим, кроме текущих задач. Затем он снова установил таймер на 25 минут. Это одна из самых эффективных техник управления временем для бизнеса сегодня.
Правила цикличности 90/30 и 52/17
Существуют и другие способы разумного управления временными ресурсами. Правило 90/30 использовали многие известные личности, например, Лео Видрич (основатель компании Buffer). Он предполагает 90 минут решения текущих задач с максимальной концентрацией. Затем вы отдыхаете полчаса, а потом интенсивно работаете еще полтора часа. Вы удивитесь, как многого можно достичь за один день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но фазы работы/отдыха в течение дня короче. Второй вариант подходит для тех, кому трудно работать полтора часа без перерыва и не терять из виду цель.
«Поедание лягушек»
Этот подход был предложен легендарным Брайаном Трейси, который описал лягушек как проблемы, которые вы даже не хотите решать. Идея заключается в том, чтобы «съесть лягушку» в начале дня с огромной силой. Управление временем в вашей компании может осуществляться в соответствии с этим правилом. Все просто, но после того, как работник «съел лягушку», он буквально получает две выгоды. Он выполнил важное задание (потому что сделал его со свежими силами) и будет продолжать продуктивно работать, потому что настроение хорошее (лягушка уже съедена!).
Лучшие приложения для тайм-менеджмента
Если вы обнаружили, что нуждаетесь в управлении личным временем, просто примените на практике описанные выше приемы. Однако планирование управления временем в компании требует системного и комплексного подхода. В этом случае специальное программное обеспечение помогает контролировать деятельность персонала.
Todoist
Это веб-сервис и приложение, позволяющее формировать блоки проектов и задач в облаке. Можно назначать задания и создавать иерархию исполнителей. Сервис запоминает, какие задачи выбрал исполнитель и сколько времени он потратил на решение этих задач. Особенность: в зависимости от результатов своей работы исполнители получают значение кармы, которое указывает на их общую эффективность. Услуга подходит для простого управления временем.
Обратите внимание, что на данную услугу распространяются ограничения. Для бесплатной версии — до 5 человек, до 80 проектов. Для премиум-версии — 50 человек, 200 проектов. Приложение не обеспечивает гибкого масштабирования для крупных компаний.
Microsoft To-Do
Еще одна служба управления временем, которая представлена в веб-версии, а также в настольной и мобильной версиях. Он позволяет планировать дела и задачи в календаре и записывать, сколько часов должно быть потрачено на них и сколько было потрачено на самом деле. Сервис позволяет легко контролировать свои временные ресурсы, оставлять дополнительные заметки к задачам и пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do действительно помогает вам управлять своим личным временем, но он совсем не предназначен для управления временем компании.
Обратите внимание, что хотя службу можно синхронизировать с другими решениями Microsoft, это не так просто сделать даже с Outlook. Синхронизация с программным обеспечением сторонних производителей крайне проблематична.
Bitcop
Мощное многоцелевое решение, позволяющее управлять сотрудниками во всех сферах — от учета рабочего времени до комплексной защиты от утечки информации. Приложение отслеживает все задачи и обязанности сотрудников и отделов, обеспечивает полный контроль над временем и предотвращает доступ к нежелательным веб-сайтам и приложениям. Имеется встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматическое снятие скриншотов рабочего экрана и создавать удаленные отчеты в ответ на различные действия эксперта. Для управления временем сотрудников активная программа не видна и не нагружает систему.
Существует полностью бесплатная облачная версия программы с расширенными функциональными возможностями, хотя количество пользователей ограничено.
Trello
Приложение позволяет планировать основные задачи, т.е. виртуальную приборную панель с карточками, выделяющими текущие задачи, требующие внимания. Регистрируется общее рабочее время и время, затраченное на выполнение конкретных задач. Идеально подходит для базового управления временем Kanban.
Обратите внимание, что оригинальное решение имеет слабую функциональность вывода, которая «дорабатывается» с помощью дополнений. Однако в бесплатной версии не так много дополнений.
Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов
Управление временем — популярная тема, потому что время — один из немногих ресурсов, которыми мы располагаем в нашей жизни. Поэтому вполне логично, что, без преувеличения, на эту тему были опубликованы десятки тысяч книг. К сожалению, лишь некоторые из них действительно полезны, и ниже описаны лучшие из лучших.
Если вас действительно интересует эта область, если вы хотите получить реальную практическую информацию, продиктованную жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих работ — Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Стефан Нётенберг «Тайм-менеджмент по-помидорному». Эти книги высоко оценены предпринимателями и независимыми экспертами, их стоит прочитать.
Пионером этой тенденции является Брайан Трейси, американский предприниматель, инвестор и писатель, чьи книги переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион долларов», «Мастер времени», «Достижение вершины» — вот лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси занимается тайм-менеджментом с 8 лет, хотя тогда такого понятия еще не существовало. Сегодня ему 77 лет, и он не воспринимает время слишком серьезно. В книгах Трейси раскрываются методы высокого уровня для профессионалов и менеджеров всех уровней.
Главные принципы управления временем
Наука управления временем состоит из системы принципов. Эти принципы лежат в основе каждого инструмента, используемого для управления временем:
- Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
- Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
- Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
- Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
- Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
- Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
- Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.
Правила управления временем
Планирование — это ключ к успеху. Большинство успешных людей планируют свой день с точностью до минуты.
Эффективные методы планирования
От теории к практике, давайте рассмотрим некоторые эффективные инструменты управления временем, используемые в различных сферах бизнеса.
Матрица Эйзенхауэра
Диаграмма Эйзенхауэра — это хорошо известная концепция тайм-менеджмента для определения приоритетов времени. Основная цель этой техники — грамотно классифицировать вещи по категориям срочности и важности. Этот подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не потеряться в бесконечном списке задач, позволяя легко выделить наиболее важные из них.
Важность проблемы определяется ее влиянием на организацию, а срочность — временем/датой. Каждая задача должна быть внесена в таблицу, которая разделена на отдельные колонки в зависимости от типа задачи:
- Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
- Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
- Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
- Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.
Задачи первого типа следует выполнять в первую очередь, а затем задачи второго типа. Задачи третьего типа могут быть поручены на остаток дня или делегированы подчиненным. Такая последовательность предотвращает кризисные ситуации, негативно влияющие на компанию, и открывает новые возможности для роста проекта. Следите за тем, чтобы важные вопросы не смещались в область срочных.
Матрица Эйзенхауэра
ABCDE
Этот метод также ранжирует дела по степени их важности. После тщательного анализа текущего списка задачи упорядочиваются по приоритету от A до E:
- «A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
- «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
- «C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
- «D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
- «E». Занятия, от которых стоит отказаться.
К работе на каждом этапе следует приступать только после завершения предыдущих этапов. Рекомендуется установить сроки и завершить каждый процесс к определенной дате.
SMART
После формулировки главной цели следует определить отдельные задачи. Для этого отлично подходит метод SMART.
Местная цель должна соответствовать определенным критериям:
- Specific – конкретика.
- Measurable – измеримость.
- Attainable – достижимость.
- Relevant – актуальность (истинность).
- Time-based – временная ограниченность.
Выводы
Ресурс времени — это основная человеческая ценность, которую нельзя купить, накопить или восполнить. Не тратьте его впустую, воспринимайте каждый новый день как возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.
Планирование важно как для предпринимателей, офисных работников, менеджеров, руководителей, творческих личностей, так и для домохозяек. Ответственный, серьезный подход к статусу дня высвобождает огромные временные ресурсы, которые можно использовать для насыщенной, полноценной жизни и повышения личной продуктивности. Управление временем — это верный способ сократить путь от рождения идеи до ее реализации.
