Учимся правильно составлять планы на год, месяц, неделю и день. Как составить план работы на месяц образец.

Поэтому мы рассмотрели все варианты календарей и расписаний для печати и последующего применения в работе. Мы давно отказались от возможности печати, потому что в LeaderTask проще планировать и быстро редактировать.

Учимся правильно составлять планы на год, месяц, неделю и день

Привет всем. Неделю назад я наконец-то подвел итоги 2021 года и поставил новые цели на предстоящий 2023 год. В этой статье я хочу поделиться с вами своими советами и рассказать, как планировать и управлять своим временем — 24 часа в день, 168 часов в неделю, 728 часов в месяц и 8736 часов в год.

1. Последовательность планирования
2. Как составить планы и цели на Год
3. Шаг №1. Чего не получилось достичь в прошлом году?
4. Шаг №2. Выделите основные жизненные сферы
5. Шаг №3. Постановка самих целей
6. Шаг №4. Наметить крайние сроки для каждой цели
7. Как составить планы и цели на Месяц
8. Дробление целей
9. Пройтись по каждому из 12 месяцев
10. Как составить планы и цели на Неделю
11. Как составить планы и цели на День
12. Основные правила планирования дня
13. Обычный день Дуэйна Джонсона
14. Нужно ли расписывать день по часам?
15. Заключение

Последовательность планирования

Планы и цели на день вытекают из планов и целей на неделю. Планы и цели на неделю вытекают из планов и целей на месяц. А они, в свою очередь, вытекают из планов и целей на год. Поэтому первый шаг — это составление планов на год.

P.s. Извините за тавтологию)))

Как составить планы и цели на Год

К составлению плана на год следует отнестись серьезно. В конце концов, каждый месяц, неделя и день будут определяться результатами ваших усилий.

Ниже я описываю ряд шагов, которые помогут вам определить свои самые важные цели, не упуская ничего из виду.

Шаг №1. Чего не получилось достичь в прошлом году?

Первое, что нужно сделать, — это взять себя в руки и определить, чего вы не достигли за прошедший год. Тем, кто обобщил свои результаты, будет гораздо легче.

Пример:

В прошлом году моей главной целью был переезд в другой город. Но поскольку я этого не сделал, эта цель переносится на следующие 356 дней.

Шаг №2. Выделите основные жизненные сферы

Основные сферы жизни включают: личное развитие, карьеру, семью, здоровье и финансы.

Итак, давайте по порядку.

Личностный рост

Личностный рост выражается в постоянном совершенствовании человека. Поэтому мой совет — сосредоточиться на следующем:

• Обучение различным навыкам. Например, научиться танцевать.
• Выработка полезных привычек, таких как ежедневное чтение.
• Искоренение вредных привычек. Для меня это перестать грызть ногти.
• Развитие дисциплины.
• Расширение общего кругозора.
• и т.д.

Карьера

Это полностью зависит от сферы вашей деятельности.

Если вы являетесь генеральным директором компании, решите, куда вы хотите привести компанию в этом году. Как вы будете руководить компанией для достижения своих планов? Когда вы планируете заняться завоеванием доли рынка и снижением затрат?

Семья

Да, первые две сферы важны в жизни каждого человека, но нельзя забывать о самом ценном в жизни — семье. На самом деле, многие люди беспокоятся, что они не проводят достаточно времени со своей семьей. Это, кстати, возвращает нас к шагу номер один.

Запланируйте длинные выходные с детьми, отпуск, поездку-сюрприз для любимого человека и т.д.

Здоровье

Не пренебрегайте такой важной деталью, как поддержание своего здоровья. Часто от этого зависит наш успех и счастье.

Финансы

Тривиальный пример — описать определенную сумму, которую вы хотите заработать за год. Вы также можете рассмотреть возможность инвестирования, пожертвования на благотворительность, увеличения ежемесячного дохода и многое другое.

Шаг №3. Постановка самих целей

После того как вы сделали предыдущие шаги, самое главное — поставить конкретные цели. Помните, что это задаст направление для всего года. Ставьте в своем плане только самые важные и значимые цели.

Вот пример моих 10 целей на этот год:

1. Переехать.
2. Выстроить свой день так, чтобы я мог уделять время работе, спорту, саморазвитию и отдыху с семьей.
3. Прочесть 15 книг по саморазвитию.
4. Пройти как минимум 3 платных курса для развития в сфере интерент-маркетинга.
5. Самостоятельно написать 50 качественных статей.
6. Достичь 2000 посетителей на сайте в сутки.
7. Отправиться в путешествие за пределы России вместе с семьей.
8. Перейти на здоровое и сбалансированное питание.
9. Построить спортивное тело.
10. Выйти на месячный доход в 50 000 рублей.

Обратите внимание, что все эти цели связаны с областями, описанными выше.

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Все мы, менеджеры, спрашиваем себя: насколько мы можем повысить свою производительность? Экспериментальные данные моей компании показали, что после введения ежедневного планирования и отчетности эффективность работы команды увеличилась на ~ на 40%.

Не секрет, что средняя российская компания тратит на работу в лучшем случае 3-4 часа из 8 часов рабочего дня. Но все делают вид, что так и должно быть. Начальник довольствуется тем, что устраивает бурную деятельность, как только мельком увидит стол сотрудника.

А подчиненные… А как насчет подчиненных? Их такая ситуация более чем устраивает: В рабочее время они могут выполнять ряд личных дел, делать заказы в интернет-магазинах, общаться по телефону и в социальных сетях со своими друзьями и родственниками. Не зря говорят, что 80% людей эффективны лишь настолько, насколько эффективны люди, которыми они руководят.

Вывод настолько банален, насколько и пугающе прост: чтобы повысить эффективность компании на 40 %, сотрудникам достаточно работать не менее 6,5-7 часов в день (да, восемь часов — это максимум!).

• Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников
• Преимущества ежедневного плана для компании
• Преимущества ежедневного плана для сотрудника
• Повестка дня
• Личная эффективность руководителя
• Технология реализации и внедрения ежедневных планов
• Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения
• Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника
• Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников
• Ежедневный план работ
• Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)
• Переход к еженедельному планированию
• Основные преимущества еженедельного планирования:
• Еженедельный план работ
• Автоматизация ежедневных и еженедельных планов
• Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам
• Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?
• Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?
• Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как узнать, кто из сотрудников общается в социальных сетях, а кто последовательно добивается результатов? Вы постоянно стоите за их спинами? Невозможно! Именно здесь на помощь приходят ежедневные планы и отчеты о проделанной работе, которые обязательны для каждого сотрудника.

В двух словах, смысл ежедневных планов и отчетов заключается в следующем: Работник составляет план работы на каждый день, исходя из 8-часового рабочего дня, и в конце дня представляет отчет по каждому выполненному заданию (время, результаты и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обеих сторон. Поговорите об этом.

Чтобы работники зарабатывали больше и работали эффективнее, им нужны как стимулы, так и принуждение.

Преимущества ежедневного плана для компании

• Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
• Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
• Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

• Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.
• Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
• Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

Ниже речь идет только о принципах составления ежедневных и еженедельных расписаний и требованиях к ним. Отдельные статьи посвящены следующим темам:

• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
• Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую технологии в своей работе для ежедневного планирования и отчетности. Я отчитываюсь перед собой — если вам не перед кем отчитываться, воспользуйтесь этим. Это удвоило мою личную эффективность (шучу!). Я также повысил свою эффективность, выполняя более приоритетные задачи, потому что раньше я брался за первые пришедшие в голову задачи.

И очень полезная мысль. Когда вы начинаете планировать, гораздо легче думать на этапе планирования: Ваша ли это задача, или лучше отдать ее на аутсорсинг? Если вы уже начали работу и в середине ее выполнения понимаете, что лучше было бы отдать ее на аутсорсинг, «отпустить» ее гораздо сложнее.

Общая процедура формирования плана работ

Неважно, над каким проектом вам предстоит работать. В любом случае, вы можете использовать этот алгоритм.

Чтобы подготовиться к созданию плана работы, необходимо понять риски и проблемы, с которыми организация может столкнуться в ближайшем будущем. Для этого проводится SWOT-анализ. Он определяет сильные и слабые стороны организации, а также потенциальные угрозы.

На основе перспектив и угроз формулируются цели деятельности. Чтобы сформулировать цель, лучше всего использовать технику SMART. Согласно этой технике, каждая цель должна быть:

• измеримой, выраженной в конкретных числовых показателях;
• ограниченной во времени;
• реальной и достижимой;
• основанной на имеющихся ресурсах;
• достаточно амбициозной, то есть вести к росту компании.

После того, как сформулирована главная цель, ее можно разбить на более мелкие цели. Это должно привести к созданию объективного дерева. На этом этапе целесообразно оценить материально-технические и финансовые ресурсы компании. Если у предприятия нет ресурсов, необходимых для достижения цели, но их можно приобрести, следует также оценить стоимость приобретения. Рекомендуется составить список ресурсов. Например, если цель компании — увеличить оборот на 50%, то список ресурсов будет включать следующие области:

• производству – персонал, количество оборудования, запасы сырья, патенты, инновационных технологии;
• сбыту продукции – ресурсы отдела продаж. В эту категорию входят менеджеры по продажам, специалисты кол-центра, технические ресурсы, которые помогают продавать, например, страницы в социальных сетях, сайты;
• доставке товара клиенту – число пеших курьеров, автомобилей, службы-партнеры.

Допустимо подготовить финансовый план, даже если он детальный.

Он должен определить ограничения — препятствия, которые могут помешать достижению цели. Желательно оценивать риски по двум критериям: степень вероятности и влияние на деятельность компании. Например, если компания разрабатывает план по увеличению продаж, она может учитывать такие риски:

• рост цен на сырье, который приведет к росту себестоимости товаров и отсеет часть потребителей;
• усиление конкуренции, которое потребует увеличения вложений в рекламу;
• снижение покупательской способности;
• появление на рынке сильного игрока, который предлагает выгодный товар-замену.

Если основная цель детализирована и разбита на более мелкие задачи, необходимо прописать мероприятия для каждой задачи. Важно составить график проведения мероприятий и определить ответственных за них.

Составление документа

Когда подготовительная работа завершена, можно составлять документ. Он включает в себя следующие элементы:

• вступление и пояснение;
• план проведения мероприятий, сроки и ответственные за мероприятия;
• детальная информация по каждому мероприятию.

План работы компании должен включать введение и контекст. Эти блоки облегчают представление плана в отделах или объяснение необходимости плана сотрудникам. Во введении следует кратко описать причины составления плана и специфику работы, которой посвящен план.

Основная часть — список мероприятий, сроков и людей, ответственных за их выполнение — может быть создана графически. Например, используйте GanttPro. С помощью этих сервисов можно создавать диаграммы, в которые заносятся наиболее важные данные. Менеджер видит все задачи в одном месте, продолжительность каждой задачи, даже если задачи «перекрываются» и не выполняются одна за другой. Использование таких программ удобно для всех:

План работы подразделений

Иногда для расшифровки плана необходимо создавать дополнительные руководства по отдельным разделам. Тогда имеет смысл создать дополнительные рабочие планы. В отличие от стратегического плана, эти руководства будут основываться только на действиях, ресурсах и рисках конкретного отдела.

Например, чтобы увеличить количество новых клиентов на 30%, отдел продаж может следовать собственному плану работы. Применяется аналогичный принцип: При этом учитывается конкретная цель, и план имеет такую же структуру.

Основные принципы создания плана работы отдела:

• план подразделения не должен противоречить стратегическому плану компании по срокам, ожидаемым результатам;
• план должен затрагивать всех работников отдела, чтобы сформировать коллективную ответственность за результат;
• исполнение плана нужно контролировать – это задача руководителя отдела.

Особенность плана работы отдела заключается в том, что его может составлять как генеральный директор или директор по развитию, так и руководитель отдела.

Личный план работ

План работы компании можно сделать более подробным, создав стандартный план работы на один день или одну неделю для одного сотрудника отдела. Чтобы составить план работы для отдельного сотрудника, необходимо обратиться к генеральному плану и должностной инструкции отдела. Поскольку индивидуальный план редко нуждается в утверждении высшим руководством, руководитель отдела может вычеркнуть его из плана. Затем на приборной панели менеджер перечисляет личные производственные планы и сроки их выполнения. Чтобы убедиться, что работник успевает сделать все необходимое за день, действия работника можно подробно расписать в рабочем дневнике.

Ключом к эффективному планированию является регулярный мониторинг хода выполнения плана. Этого можно добиться путем отчетности и мотивации сотрудников. После того как компания установила ключевые показатели на этапе определения целей, эти показатели должны быть доведены до сведения соответствующих людей.

Ответственные лица должны иметь законный интерес в выполнении плана работы. В идеале успешное мероприятие должно отразиться и на их вознаграждении. Например, сотрудник может получить единовременную премию при завершении очередного этапа проекта.

Попробуйте составлять списки дел в ЛидерТаске

Встроенный в каждое приложение календарь позволяет быстро переключаться между задачами на определенный день, неделю или месяц.

А с планировщиком расписания вы сможете не отвлекаться от дел даже в напряженный день.

Переключитесь с ежедневного на еженедельное или ежемесячное планирование или задайте свой собственный диапазон дат.

Планировщик задач, на который можно положиться

• Более 12 лет опыта разработки IT решений
• Соответствие стандартам безопасности и надежность ISO/IEC 27001:2005
• Сертифицировано Министерством цифровизации РФ. Номер 2566 от 23.12.2016 в Реестре отечественного программного обеспечения.

Сертифицировано Министерством цифровизации РФ. Номер 2566 от 23.12.2016 в Реестре отечественного программного обеспечения.

План на месяц

Если квартальный план состоит только из целей, мы рекомендуем, чтобы ежемесячный план также включал шаги по достижению этих целей. Рассмотрим метод ежемесячного планирования в трех частях.

Составление плана в электронном виде

На этом этапе вам понадобятся компьютер и принтер:

1. Создайте в любом удобном приложении сетку месяца. В форме таблицы 5 на 7 ячеек. Или найдите готовый шаблон в Интернете.
2. Вспомните все ежемесячно повторяющиеся дела. Например, занятия по английскому 3 раза в неделю, плаванье через день, футбол каждое воскресенье.
3. Присвойте повторяющемуся делу интуитивно понятный значок: занятия по английскому — иконка «Биг-Бена»; плаванье – фигурка плывущего человека; футбол – мяч.
4. Проставьте значки в ячейки, соответствующие дню месяца, когда дело необходимо выполнить.
5. Зафиксируйте в таблице значимые события месяца. Например, дни рождения.

На этом проект в электронном виде завершен. Распечатайте частично заполненную месячную сетку. Затем выполните планирование вручную.

Дополнение плана вручную

Заполните месячную сетку делами, которые вы с вероятностью 99-100% успеете сделать. Это важные события, о которых вы знаете заранее. Например: посещение полезного вебинара, запланированный визит к врачу, необходимость опубликовать пост в социальных сетях или продлить подписку на музыкальную платформу.

Расшифровка главных задач месяца

Теперь каждый крупный проект, сформированный на предыдущем этапе, необходимо разбить на более мелкие подпроекты. И запишите их. Этот список будет полезен для дальнейшего планирования недели и дня.

Подготовьте таблицу с тремя столбцами:

• главная задача;
• подзадачи (какие конкретно действия нужно совершить?);
• срок выполнения.

Допустим, одна из ваших основных задач — опубликовать пост. Если одной из ваших главных задач является публикация одного из ваших постов, то одной из ваших главных задач является публикация поста:

• найти в Интернете интересные факты по теме поста;
• подготовить фото для оформления поста;
• написать текст и опубликовать его.

Эти шаги вы должны отметить в таблице.

Некоторые задания не требуют расшифровки. Например, посещение вебинара или продление подписки на музыку из примера выше.

План на неделю

Мы рекомендуем планировать свою неделю с помощью системы бегущих списков, поскольку она проста, понятна и экономит место в вашем календаре. Выполните эти 3 шага, чтобы освоить его:

1. Создать «скелет» списка: разделите лист на две колонки; заголовок первой колонки – названия дней недели (запишите их в строчку, от понедельника до воскресенья (Пн, Вт… Вс); заголовок второй колонки – перечень дел, которые вы планируете выполнить в течение недели.
2. Заполнить список: во вторую колонку запишите все задачи на неделю списком; напротив каждой задачи нарисуйте чекбокс (в форме пустого квадрата) в тот день недели, когда вы планируете выполнить задачу.
3. Проставить отметки о выполнении/переносе/отмене запланированного дела.

В понедельник, например, вам нужно сходить к парикмахеру, написать эссе по термодинамике, купить лежанку для кошки и вылечить зуб. Это означает четыре дела, которые нужно сделать, и четыре пустых квадратика в графе «Мо».

Если вы набрались храбрости и решили вылечить зуб, корни которого покрылись холодным потом, вы должны затенить коробку перед ним.

Если проблема не решена, например, если кошке не повезло и ей снова придется спать на холодном полу, то покупку лежанки следует отложить до вторника. Для этого нарисуйте стрелку вправо в поле «Понедельник» и пустое поле в колонке «Вторник». В результате дело переносится с понедельника на вторник.

Если вы начали писать эссе по термодинамике в понедельник, но не закончили его, поле «Понедельник» должно быть заштриховано посередине. А если вы сделали это во вторник, вообще отключите поле «Tue».

Если запланированная задача теряет свою важность, в соответствующем поле следует поставить крестик.

План на день

Планирование дня — привычка каждого успешного человека. Ежедневный список дел — это то, что они делают: бывший президент Yahoo и нынешний генеральный директор стартапа по созданию умных приложений Марисса Майер, генеральный директор LinkedIn Джефф Вайнер, будущий марсианин Элон Маск, миллиардер Билл Гейтс и многие другие.

Изучив опыт великих, вот несколько советов, которые помогут вам спланировать свой день с пользой для здоровья:

Когда составлять план?

Накануне вечером запишите все задачи, которые вам нужно сделать завтра. Это ваш черновой вариант. Проснитесь утром и сориентируйтесь. Вполне вероятно, что утром ваши приоритеты изменятся. Например, вас могут предупредить о том, что вам нужно забрать долгожданную посылку; лампочка перегорела и вам нужно купить новую; или у вашего ребенка поднимается температура, и вам нужно время, чтобы сходить к врачу. Скорректируйте свой план в соответствии с новыми обстоятельствами.

Правила составления плана

Будьте благоразумны. Составляя список дел на день, учитывайте следующие моменты:

1. У вас есть лишь 16 часов из 24 на выполнение дел. Остальное съедает сон.
2. Не забудьте заложить в план время на сервисные процедуры. Речь об утреннем умывании, питании, душе, прогреве автомобиля в зимнее время, телефонных разговорах с близкими людьми и т.д.
3. Рассчитайте время отдыха. 50 минут – продуктивный труд, 10 минут – отдых. Несколько раз за день периоды релакса рекомендуется удлинять до 20-30 мин. Это время можно потратить на сон. Так поступают актер, стендапер и продюсер Крис Хардвик, президент крупного медиа HuffPost Арианна Хаффингтон, создатель литературного киберпанка писатель Уильям Гибсон. Соблюсти баланс труда и отдыха поможет техника «Pomodoro».
4. Оставьте время на форс-мажор. Всего не предусмотреть. Поэтому около 3 часов в дневном плане оставьте про запас.

С опытом вы поймете, сколько времени отнимают «непродуктивные» дела, и научитесь более точно планировать свой день.

Алгоритм составления плана

Подумайте о своих долгосрочных целях. В идеале перед вами должен лежать ваш годовой стратегический план. Так вам будет легче расставить приоритеты. Один длинный год равен 365 коротким дням. Помните: если вы планируете каждый день, вы планируете свое будущее.

Составьте план по следующему алгоритму:

1. В начале списка расположите дела, для которых установлен срок исполнения.
2. Далее пропишите дела, не имеющие дедлайна. Лучше всего расставить их по приоритетам.
3. После каждого дела запланируйте время для отдыха и сервисных процедур.
4. Таблица дел должна содержать графы: «плановое время на выполнение задачи», «фактически затраченное время на выполнение задачи» и «оценка результативности (по шкале от 1 до 10 баллов)».
5. Если в течение дня вы поняли, что выбились из графика, бросьте панику. Не поддавайтесь унынию и, тем более, не ругайте себя. Выдержите 5-минутную паузу. Возьмите чистый лист и перепишите план. Помните: мир в движении. А вы – не сверхчеловек в латексном костюме, способный всё контролировать.
6. В конце дня подведите итоги. Оцените свою эффективность и следование плану. С удовольствием и благодарностью к себе отметьте выполненные дела. Проанализируйте, что осталось неисполненным. Почему? Какие ошибки допустили в планировании? Где халтурили? Как скорректировать план и действия, чтобы повысить результативность следующего дня?

В первые семь дней ваша производительность и график могут быть медленными. Это нормально. Вы набираетесь опыта. Когда планирование станет полезной привычкой, ваша производительность значительно улучшится. Сравните сами.