Человеческое тело настроено на биологические интервалы в 120 минут, так называемые гипертермические ритмы. В течение первых 90 минут интервала ваша умственная энергия достигает пика, а затем падает примерно на 30 минут.
Как научиться быстро работать
Эта идея пришла с Запада, с новыми технологиями обучения. Многозадачность — это способность выполнять несколько задач одновременно. Это может быть несколько видов деятельности, выполняемых параллельно одним человеком, или возможность разбить несколько задач на подзадачи, чтобы можно было вернуться к ним без ущерба для конечного результата. Для современных людей многозадачность становится понятной на таких примерах:
- Работа на компьютере с одновременным разговором по телефону;
- Просмотр телевизора и газеты;
- Управление автомобилем и разговор по телефону.
Кажется, что такой многозадачностью сегодня никого не удивишь. Но в более сложных и ответственных задачах отвлечение от решения других проблем требует высокой концентрации. Для того чтобы качество выполняемой работы не пострадало, необходимо четко отработать задания, которые необходимо выполнить. Однако исследования показали, что многозадачность непродуктивна. Дело в том, что человек способен решать проблемы в любой сфере деятельности в достаточно ограниченном диапазоне. Он способен качественно выполнять задачу, не отвлекаясь, более того, постоянное переключение с одного вида деятельности на другой утомляет как умственно, так и физически. Постоянная многозадачность не способствует производительности.
Как повысить уровень обучаемости
Если вы постоянно следуете шаблону, ваша память со временем ухудшится, а концентрация ослабнет. Привычка не позволяет нам использовать свой потенциал. Чтобы хорошо усваивать новую информацию и легче находить решения в нестандартных ситуациях, вам необходимо сохранять гибкость ума. Мозг должен постоянно обрабатывать новую информацию и искать нетипичные решения и пути. Нервные клетки необходимо постоянно тренировать, чтобы они пробуждались к активной работе.
Д. Л. Я могу сидеть на одном счете шесть месяцев, а потом на другом шесть месяцев. Возможность ротации, чтобы через два-три года я досконально освоил всю бухгалтерию. А еще через два года вместо того, чтобы главный бухгалтер поручил мне составить баланс, мне поручают его составить. Конечно, он все проверяет, но обычно я сам веду сводные административные или налоговые счета. В такой ситуации мое желание продвинуться вперед не пропадает. Вы должны привыкнуть к постоянному росту с самого раннего возраста. Чтобы построить процесс непрерывного обучения, бухгалтерский отдел может подписаться на два-три журнала. Главное, чтобы их действительно читали регулярно, чтобы профессионал каждую неделю узнавал что-то новое и интересное в своей области.
А. О: Полезно иметь подписку на профессиональный журнал, например, Accounting Online. Таким образом, вы сможете быть в курсе всех предстоящих и планируемых изменений и знать, как перестроить свою работу. Я веду учет планируемых изменений в отдельной таблице и копирую туда ссылку на источник
И когда приходит время, скажем, в следующем году, я уже знаю, что изменилось и на что мне нужно обратить внимание. Я также собираю данные в таблицы о том, как из года в год меняется минимальная заработная плата, ставки взносов и т.д.
Это не самая свежая информация, но когда она мне нужна, она всегда под рукой.
Чтобы хорошо усваивать информацию, необходимо иметь кратковременную или рабочую память.
А. Л.: Существуют специальные упражнения для улучшения памяти. Писательство также является хорошим способом развития умственных способностей. И писательство в частности. Это связано с тем, что она задействует мелкую моторику. Полезно читать художественную литературу. Чтение — это новые слова и новые истории. Рисование также полезно. Это обучение синхронизированной работе двух полушарий. В результате повышается скорость реакции, ускоряются мыслительные процессы, человек быстрее реагирует на новые ситуации.
Не изучайте сразу несколько аспектов. Это миф, что человек может решать много задач одновременно и изучать материал по многим обширным темам. В этом случае производительность снижается многократно. Лучше сконцентрироваться на одном деле за один раз. И только потом приступайте к другой задаче.
Даже такие мелочи, как физическая активность, диета, прогулки на свежем воздухе, влияют на способность усваивать информацию.
Д. Л: Вы должны питаться естественно, есть больше фруктов и овощей, есть меньше мяса и много заниматься спортом. А во время тренировок лучше вообще не морить себя голодом, тогда информация будет усваиваться еще лучше. Ведь если мы много едим, особенно быстрых углеводов и сладостей, мозг получает подпитку, но, с другой стороны, вся информация, которую мы запоминаем, быстро сгорает. И нам нужны углеводы длительного действия: немолочные каши, крупы, клетчатка, морковь. Все это способствует усвоению информации.
В чем польза растений в работе
Для того чтобы ваш мозг мог нормально функционировать и эффективно справляться со всеми запланированными делами, свежий воздух просто необходим. Поскольку не всегда есть возможность работать в хорошо проветриваемых помещениях, наличие растений рядом с рабочим местом значительно повышает производительность и общее самочувствие.
Также доказано, что растения помогают сконцентрироваться и сосредоточиться на выполнении поставленных задач. Неудивительно, что растения также могут влиять на ваше творческое мышление. Поэтому если поставить несколько горшков с зелеными растениями в комнате, где вам комфортнее работать, вы сможете повысить творческий потенциал на 45%.
Это хорошая помощь, если вы часто беспокоитесь о том, где найти новые творческие идеи. Если сделать ваш офис более экологичным, производительность труда может увеличиться на 38%. Еще одно преимущество рабочего места заключается в том, что оно улучшает общее функционирование организма и насыщает его кислородом на 47%. Если вы часто работаете за компьютером, особенно если вы много работаете и почти не выходите на свежий воздух, это поможет вам сохранить здоровье и физическую форму.
Устанавливайте сроки для каждой задачи
Согласно закону Паркинсона, время, которое вы тратите на выполнение конкретной задачи, зависит от времени, которое вы на нее тратите. Если вы не ставите себе крайних сроков, вы можете тратить на выполнение задачи столько времени, сколько захотите. Однако, если вы ограничиваете свое время, давление, которое вы испытываете из-за соблюдения сроков, заставит вас работать быстрее и выполнить задание досрочно.
Если вы ограничиваете свое время на выполнение задач, вы также можете войти в состояние психического беспокойства. Поток — это когда вы настолько поглощены каким-либо занятием, что можете сосредоточиться только на нем, не замечая ничего вокруг, даже своих мыслей, чувств и времени. Другими словами, вы просто находитесь в потоке.
Поток возникает, когда вы ставите четкие цели, которые сложны, но достижимы. Их выполнение требует полного внимания и контроля над своими способностями.
Ограничение времени на выполнение задания — эффективный способ наладить поток. Выполнение задания до истечения времени — это достижимая цель, которая создает достаточное давление и стресс, чтобы вы могли полностью сосредоточиться и использовать свои навыки в полной мере.
Разбивайте проекты на более мелкие задачи
Начинать новый проект всегда непросто. Еще многое предстоит сделать, и финишную черту трудно разглядеть. Потому что награда за это великое достижение так далека, что даже не кажется, что оно того стоит. Слишком легко расслабиться, когда не чувствуешь, что каждый день чего-то добиваешься.
Но что, если вы чувствуете это несколько раз в день? Чувствуете ли вы прилив сил и мотивацию работать больше и быстрее?
Harvard Business Review проанализировал более 12 000 дневниковых записей работников умственного труда и обнаружил, что ощущение прогресса, большого или малого, было самым важным фактором, определяющим их самочувствие, мотивацию и восприятие в течение рабочего дня. И чем чаще работники чувствовали прогресс, тем выше была их производительность.
Если вы разбиваете проекты на небольшие задачи, вы можете достичь небольшой цели или даже нескольких целей за один день, вместо того чтобы пытаться достичь большой цели за несколько дней, недель или даже месяцев. Именно постоянное ощущение прогресса повышает моральный дух и производительность в долгосрочной перспективе. Небольшие успехи помогут вам работать быстрее.
Работайте рядом с другими людьми
Вы когда-нибудь занимались спортом или играли на каком-либо инструменте перед публикой? Чувствуете ли вы, что перед аудиторией вы выступаете лучше, чем когда там никого нет? Когда я играю на гитаре и пою один, я чувствую, что звучу хорошо, но не отлично. Но когда я играю и пою перед друзьями, мне кажется, что я звучу как Джастин Бибер.
Это психологический феномен: когда вы делаете что-то на глазах у других, их признание повышает уровень вашей психологической вовлеченности. Этот дополнительный стресс способствует тому, что в присутствии других людей вы способны выполнять квалифицированные или простые задачи лучше, чем в одиночестве. Психологи нашли доказательства этого эффекта у велосипедистов, студентов и даже тараканов (да, они заставили тараканов решать задачу перед аудиторией тараканов).
Если вы чувствуете, что справились с задачей, но хотите выполнить ее быстрее, попробуйте поработать с другими. Когда есть возможность быть замеченным и оцененным, уровень стресса достигает оптимального уровня, что побуждает вас работать усерднее и быстрее.
Объединить сходные операции
Переход от одного режима к другому всегда требует времени. Человеку приходится брать в руки другие инструменты, менять работу и приспосабливать свой мозг к новому виду деятельности. Чтобы сэкономить время и ускорить темп работы, полезно объединять одинаковые задачи в серии.
Представим, что кто-то хочет построить забор. Ему нужно измерить, распилить, вкопать и покрасить несколько столбов, на которых он разложит сетку.
Как можно НЕ делать этого? Я думаю, это происходит следующим образом:
1. возьмите рулетку и измерьте шест до нужной вам длины. 2. отложите рулетку, возьмите пилу и отпилите столб. 3. отложите пилу, возьмите лопату и вскопайте столб. 4. отложите лопату и вскопайте столб. 4. Уберите лопату, возьмите кисть и покрасьте столб. 5. положите щетку и снова возьмите лопату.
Я намеренно выбрал такой грубый пример. Проще измерить все сразу, а затем отрезать по размеру.
То же самое относится и к умственному труду. Например, если нам нужно опубликовать несколько коротких текстов на сайте (например, описание товара), удобнее написать все сразу, потом сразу все проверить, а затем составить план.
Разложить все по местам
Нередко люди тратят свое рабочее время на различные исследования. Они тратят много времени на поиск необходимых инструментов и материалов, роются в кипах документов и кропотливо вспоминают, куда они подшивали те или иные файлы. Такие проблемы не возникают, если мы точно знаем, где и что мы храним.
Однако разложить вещи по разным местам и запомнить их расположение — это только полдела. Хорошее «хранилище» должно быть основано на простой и интуитивно понятной системе. В этом случае нам не нужно ничего запоминать: Мы с самого начала знаем, что
- Книга «Властелин колец» стоит на полке с фантастикой, а «Критика чистого разума» — на полке с философией.
- Болгарка хранится в электроинструментах, а оконная эмаль — в шкафу с лакокрасочными изделиями.
- Photoshop находится среди графических редакторов, а Microsoft Word — среди офисных программ.
Вы можете положить все на свои места: Инструменты, материалы, документы, списки контактов, одежда, даже продукты в холодильнике. А если, как и я, вы постоянно работаете с информацией, рассмотрите систему хранения электронных книг, заметок и закладок в браузере.
Самое важное в работе с системой — это то, что вы приобретаете привычку поддерживать ее. Если вы постоянно устраиваете беспорядок в своем «хранилище», а потом героически его вычищаете, такая система малопригодна.
Сортировать по частоте использования
Знаменитый принцип Парето («правило 20/80») также применим к работе:
- Некоторые инструменты и материалы мы используем чаще, другие — реже.
- Некоторые изделия нам заказывают каждый день, другие — раз в неделю.
- Некоторые операции мы выполняем постоянно, другие — лишь время от времени.
Имеет смысл принять во внимание этот градиент и помнить о нем в нашей работе. Правило простое: упростите доступ к вещам, которыми вы пользуетесь чаще всего. Например:
- Если вы чаще берете в руки молоток (чем, допустим, гвоздодер), положите его ближе.
- Если вы часто отпускаете товар, держите его запасы возле прилавка.
- Если с абонентом вы общаетесь каждый день, добавьте его в «Избранное».
- Если вы часто запускаете некую программу, закрепите за ней горячие клавиши.
В некоторых случаях это может многократно ускорить вашу работу.
Структурирование задач
Полезной будет возможность группировать похожие задачи по определенному критерию и составлять план и/или график их выполнения. Сложные задачи лучше всего выполнять шаг за шагом, разбивая их на более мелкие этапы. Таким образом, вы сможете видеть прогресс и психологически знать, что дело продвигается, независимо от масштаба проекта. Таким образом, вы также сможете разобраться в себе, проанализировав возможности достижения цели и их осуществимость, а также то, насколько вы близки к цели, как вы можете достичь ее быстрее и т.д.
Достижение каждой маленькой победы/цели может быть вознаграждено, будь то лакомство, новая вещь или отдых на природе в ближайшие выходные.
Нет многозадачности
Многозадачность позволяет выполнять множество задач за ночь, но качество результата в таких случаях, как правило, оказывается посредственным. И это относится ко всем людям, а не к отдельным личностям. Женщины более склонны принимать и обрабатывать информацию в несколько потоков, но концентрация приносит свои плоды. Длительные тренировки позволяют человеку хорошо справляться с различными ситуациями и быстро переходить от одной к другой, тогда как без своевременного отдыха человек быстро «выгорает».
Не тратим время попусту
Это касается офисных работников и других людей, чья работа тесно связана с компьютерами. Проведение слишком много времени в социальных сетях, просмотр фильмов, онлайн-игры и форумы — основная проблема их плохой работоспособности.
При наличии доступа к Wi-Fi или достаточного интернет-трафика можно сидеть на планшете или смартфоне, но это не меняет проблемы.
Нет никаких запретов, кроме серфинга в интернете, пока человек не обретет волю и не перестанет тратить свое время на ненужные вещи по собственной воле.
Запасите шоколадку на вечер
Многих людей стимулируют маленькие удовольствия. Например, после долгого и утомительного рабочего дня вы можете вознаградить себя маленькой шоколадкой, кусочком фрукта или чашкой хорошего чая. Главное — найти стимул, который вы получите после выполнения задания. Стимул, который достаточно силен, чтобы поднять вашу производительность.
Этот метод работает, когда у вас есть сильная и желанная мечта. Например, для покупки нового автомобиля или собственной квартиры. Визуализируйте мечту, распечатав фотографию машины, квартиры, желаемого прибора или чего-то еще, и повесьте ее над своим рабочим столом.
Это побудит вас работать быстрее и эффективнее, потому что у вас будет представление о том, зачем вы работаете и что вы получите в результате выполнения своих задач.
Не отвлекайтесь на электронную почту
Вам не нужно постоянно проверять электронную почту и отвечать на нее, как только она приходит. Достаточно проверять электронную почту несколько раз в день и отвечать на все письма одновременно. Таким образом, вы не будете постоянно отвлекаться на электронные письма, сможете лучше сконцентрироваться на своих задачах и работать быстрее.
Исключение составляют случаи, когда вы получаете действительно важное письмо, на которое нужно ответить немедленно.
Выключите музыку, если делаете сложную задачу
Фоновая музыка помогает вам оставаться продуктивным при выполнении рутинных задач. Мозг «занят» музыкой, пока вы занимаетесь чем-то, что не бросает вам умственный вызов. С другой стороны, при выполнении стековых задач музыка снижает производительность. Например, копирайтеры не должны слушать музыку во время подготовки статей. Писательство требует больших умственных усилий, а музыка снижает эффективность работы.
Вам не нужно запоминать мелкие задачи. Записывайте все сразу или заносите в систему отслеживания задач или CRM. Клиент просит позвонить в 16:00? Не держите это в голове, внесите это в трекер задач и установите напоминание. Нужно записаться на прием к парикмахеру? Не держите это в голове, а запишите в календарь.
Мелкие задачи «засоряют» вашу рабочую память. Мозг вынужден расходовать ресурсы, чтобы не забыть мелкие задачи. Запишите все на бумаге и наведите порядок в своем мозгу. Таким образом, вы сможете работать быстрее и эффективнее.
Полезные статьи на эту тему:
