Сервис основан на технологии управления временем «Tomato», о которой мы уже сообщали. По сути, это простой в использовании таймер, который позволяет устанавливать желаемые временные интервалы для работы и отдыха. Звуковой сигнал сигнализирует о начале и окончании рабочего цикла.
Как все успевать: 15 золотых правил
Современный темп жизни с каждым годом становится все быстрее, и вы постоянно задаете себе вопрос: как все это успеть? И не только это, но и найти время для отдыха, уединения и путешествий? Это возможно, и именно над этим мы будем работать сегодня. Но прежде чем мы начнем, давайте зададим себе простой вопрос:
Почему так трудно все успевать?
Для этого есть много причин, и самые важные из них следующие:
- Многозадачность. Современному человеку нужно просто успевать слишком многое — ходить на работу или учебу; воспитывать детей, посещать врачей, ходить по магазинам за продуктами или одеждой, заниматься спортом… Чтобы совместить всё это, да ещё и успеть отдохнуть, нужно сильно постараться.
- Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соц.сетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
- Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако, если лень начала сильно осложнять Вашу жизнь, пора принимать серьезные меры.
- Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день. Конечно, с такой производительностью труда непросто будет всё успевать и над этим тоже нужно поработать.
- Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.
Причины известны, теперь перейдем к сути.
Наша программа состоит из 3 частей:
- Создание полезных привычек;
- Планирование и расставление приоритетов;
- Увеличение эффективности;
Каждая часть содержит 5 простых и понятных правил, которые покажут вам, как действовать дальше. Когда вы будете готовы, мы сможем приступить к работе!
Часть 1: Полезные привычки
Начните раньше вставать
Первое и самое простое правило — каждый день вставать немного раньше. По мнению Хэла Элрода, автора книги «Магия утра», первый час после пробуждения является самым важным и определяет не только успех следующего дня, но и жизни в целом.
Однако важно не только привить себе привычку вставать раньше, но и эффективно использовать это время. По мнению автора книги, в это время следует выполнять некоторые простые ритуалы: Медитация, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Однако реализовать все это одновременно практически невозможно. Я рекомендую использовать пошаговый подход: В первую неделю вам следует вставать на 10 минут раньше обычного и делать утреннюю зарядку. Через неделю упражнения и медитацию следует выполнять на 20 минут раньше, и так далее. Менее чем через 2 месяца вы сможете легко вставать на час раньше, чтобы наполнить свое утро здоровыми ритуалами, и у вас появятся временные рамки, которые помогут вам успевать делать по утрам гораздо больше, чем раньше.
Составляйте список дел на день
Второе важное правило — составить список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, живший почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на следующий день, а вечером подводить итоги достигнутого.
Прошло много лет, а этот совет не потерял своей актуальности. Список дел лучше всего писать утром в спокойной обстановке. Как список дел может помочь вам справиться с поставленными задачами? Во-первых, у вас есть полный обзор того, что нужно сделать в течение дня — это поможет вам сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания. Во-вторых, список дел помогает освободить ваш мозг от наличия плана в голове — это помогает вам быть более продуктивным. В-третьих, когда вы вычеркиваете дела из списка дел, вы чувствуете, что день прошел хорошо, потому что вечером у вас есть четкое представление о достигнутых целях. Самое главное, имея в голове список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, определив самые важные дела на первое место.
Правило большого пальца: Не планируйте слишком много. Начните с 2-3 основных задач в день и старайтесь всегда делать то, что вам хочется. Когда это войдет в привычку, вы сможете увеличить количество задач.
Приучите себя к порядку
Трудно представить, как можно все успеть, когда вокруг царит хаос. Чтобы повысить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок: в доме, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в машине.
Если вы научитесь постоянно поддерживать порядок, вы получите много преимуществ: Во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет вам достичь своих целей. Во-вторых, работать в такой обстановке гораздо легче и приятнее — вы можете сосредоточиться на своей работе и не отвлекаться на посторонние вещи.
Избавьтесь от «пожирателей времени»
Если вы когда-нибудь пытались измерить, сколько времени вы тратите на ненужные вещи, такие как просмотр телевизора, интернет-серфинг, использование смартфона или просмотр телепередач, вы будете удивлены этой цифрой. Возможно, это уже вошло в привычку, и вы перестали замечать, как эти «пожиратели времени» отнимают драгоценные минуты и часы вашей жизни. Пришло время избавиться от них.
Часть 2: Планирование и приоритеты
Самое трудное – в первую очередь
Энергетические запасы вашего организма не безграничны, и вам необходимо учитывать это при распределении ежедневных задач. Самые сложные и неприятные задания и поручения следует выполнять в первую очередь, пока у вас еще есть силы, настрой и энергия. Если вы начнете с легких задач, у вас может не остаться сил на более сложные задачи, и вам придется отложить их на завтра. Завтра у вас возникнет соблазн начать снова с чего-то более легкого, и ситуация повторится.
Чтобы избежать этой проблемы, запишите самые сложные задачи в свой список дел и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее выполнять тяжелые задачи в первой половине дня, чтобы потом, когда у вас останется меньше сил, заняться более легкими делами.
Используйте правило 20/80
Существует простой принцип, сформулированный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, а остальные 80% усилий приносят 20% результата. Как бы странно это ни звучало, но это правило выдержало испытание временем.
Чтобы повысить производительность, необходимо применять это правило. Всякий раз, когда перед вами стоит задача, постарайтесь представить себе в деталях действия, необходимые для ее выполнения. Из всех этих действий выберите то, которое приближает вас к цели, и выполните его первым. Приступайте к другим шагам только после того, как выполните самые важные из них. Применяйте это правило во всех сферах своей жизни, и очень скоро вы почувствуете, что приближаетесь к своей цели.
Разбивайте крупное дело на мелкие
Со студенческих времен все помнят, как трудно взяться за очень большое задание, требующее много времени. Например, написать курсовую работу или, что еще хуже, диссертацию. Огромный объем такой задачи приводит к непреодолимому желанию отложить ее на потом. Однако есть хороший способ облегчить эти задачи.
Суть этого метода заключается в том, чтобы разделить задачу на как можно большее количество мелких задач и записывать их шаг за шагом. Когда вы начнете работать, вы будете думать не о большом проекте в целом, а о маленьких индивидуальных задачах. Таким образом, большие задачи будут выполняться легче и быстрее, что еще на один шаг приблизит вас к цели — всегда успевать все сделать.
Устраняйте лишнее
Как мы уже говорили, многозадачность является одной из причин, мешающих вам выполнять поставленные задачи. Современный темп жизни накладывает на каждого из нас множество задач, многие из которых кажутся важными только на первый взгляд. Помните, мы говорили о принципе Парето? Старайтесь избегать тех задач, которые дают наименьший результат.
Конечно, необходимо фильтровать свои обязанности, чтобы не ставить под угрозу свои цели. Чтобы сделать этот метод максимально эффективным, следует применять простое правило. Каждый раз, когда вы хотите что-то сделать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли мне эта деятельность приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от этой деятельности?». Исходя из ответов на эти два вопроса, решите, нужно ли выполнять это задание.
Говорите «нет» чаще, чем «да»
Жить по принципу «я всегда говорю «да» — значит жить по принципу «забудьте о своих целях». Все очень просто: вы должны делать только то, что приближает вас к вашим целям, а не делать все подряд. Поскольку время — это ограниченный ресурс, вам приходится обходиться без чего-то.
Как же узнать, за что можно браться, а за что нет, и как не упустить золотую возможность? Уоррен Баффет предложил правило, которое поможет вам установить пределы и принимать лучшие решения. Он состоит из 2 этапов:
- Запишите 25 ваших самых главных карьерных целей. А затем выберите из них 5 самых-самых важных. Вычеркните 20 неотмеченных и сосредоточьтесь на оставшихся 5. Это то, что действительно имеет значение.
- Скажите «нет» по умолчанию всему, что не способствует достижению ваших 5 лучших карьерных целей.
Воспользуйтесь преимуществом пустых промежутков времени
У нас много времени, которое можно потратить впустую: Очереди, залы ожидания, короткие перерывы в расписании, поездки на транспорте и пробки.
Если все это суммировать, то получается 1-3 часа в день. Я согласен, что такой резерв не должен быть растрачен. Относитесь к нему с той же стратегией, что и ко всему остальному дню. В эти периоды можно сделать много полезных вещей:
- Читайте книги или статьи по вашей специальности;
- Займитесь организацией папок на компьютере, разберитесь с календарем и другими мелкими онлайн-делами;
- Составляйте планы на день/неделю/месяц;
- Слушайте подкасты;
- Учите слова иностранного языка;
- Просто прогуляйтесь и отдохните.
Автоматизируйте принятие решений
Если вы заставляете свой мозг принимать слишком много решений, ваша энергия в конце концов иссякнет, и вы почувствуете усталость. Конечно, это не влияет на качество этих решений.
Чтобы избежать умственной перегрузки, автоматизируйте свои решения. Это снизит вашу когнитивную нагрузку, и вам не придется полагаться только на свою самодисциплину.
Автоматизация решений означает, что вы принимаете решение один раз и затем постоянно следуете заданному алгоритму, меняя его лишь изредка, когда это необходимо. Вот несколько примеров задач, которые можно автоматизировать:
- Переводите деньги на сберегательный счет каждый раз, когда получаете зарплату.
- Выберите все свои наряды на неделю в воскресенье и повесьте их в шкаф по порядку.
- Воспользуйтесь сервисами доставки еды.
- Стандартизируйте типичные ежедневные блюда, которые вам нравятся больше всего, экономя время на приготовление пищи и покупку продуктов. Заранее составьте план питания на неделю.
Как все успевать: полезные лайфхаки
Вы хотите научиться делать все быстро и эффективно? Для этого необходимо отказаться от некоторых привычек и выработать новые.
Просыпайтесь до 7.00
Просыпаться по утрам — одна из самых важных привычек успешных людей. Если вы хотите вступить в их ряды, вам следует последовать их примеру.
Пик продуктивности приходится на утро — оставьте это время для работы. Завершайте сон в обеденное время или вечером. С ясной головой вы успеете сделать больше работы и почувствуете себя свободнее задолго до окончания рабочего дня.
Поддерживайте порядок
Беспорядок гораздо легче избежать, чем избавиться от него. Все мы знаем, как много времени отнимает генеральная уборка, поэтому не стоит ждать, пока в вашей комнате станет грязно.
Чтобы тратить как можно меньше времени на уборку, прежде всего, следите за чистотой:
- избавиться от ненужных вещей;
- выделить каждой вещи “свое” место;
- не лениться каждый раз класть туда вещь сразу после использования;
- перестать скупать все подряд на распродажах;
- научиться рациональному потреблению.
Используя эти простые советы, вы сможете тратить два-три часа в неделю на действительно важные дела и избавить себя от утомительной рутинной работы.
Выполняйте несколько однотипных дел вместе
Допустим, вы должны ежемесячно платить за аренду, бензин, парковку и детский сад для своего ребенка. Выберите день, когда вы сможете оплатить все эти счета одновременно, чтобы не ходить в банк несколько раз. Даже если вы оплачиваете их в электронном виде, вы можете сэкономить время, сделав все за один раз.
Следуйте правилу “пяти минут”
Если у вас есть дела, которые занимают меньше пяти минут, не откладывайте их на потом. Например, вам нужно записаться на прием в поликлинику. Не записывайте встречу в календарь, а позвоните, как только вспомните.
Не бойтесь делегировать часть дел
Этот совет особенно важен для женщин, которым помимо работы приходится справляться со всеми домашними делами и нельзя уставать. Аутсорсинг может не только сэкономить время, но и принести прибыль. Все знают фразу «время — деньги», давайте посмотрим, как это работает на практике.
Допустим, вам нужно собрать картофель на своем огороде. Эта ситуация, мягко говоря, не очень приятная, но и очень энергоемкая. Вы считаете, что на это уходит в среднем три часа, которые вы могли бы использовать для выполнения основной задачи. Предположим, вы работаете учителем английского языка, и один урок стоит 700 рублей.
У вас на огороде есть сосед, который выкопает всю вашу картошку за тысячу рублей. Вы можете дать ему работу и использовать дополнительные три часа для своих занятий. Таким образом, вы заработаете за этот период 2100 рублей, а потратите всего 1000 рублей — прибыль 1100 рублей.
Научитесь говорить “нет”
Психологи советуют сначала научиться отказывать себе. Не обязательно воплощать все желания в жизнь. Некоторые из них противоречат концепции полезности и эффективности.
Даже если желание приятно и полезно во всех отношениях, иногда от него приходится отказываться. Это связано с тем, что время — ограниченный ресурс. Когда мы совершаем одно действие, мы теряем возможность совершить другое. Именно поэтому мы начали наш тренинг по управлению временем с расстановки приоритетов.
Подборка полезностей по теме статьи
Я подготовил для вас несколько уроков по управлению временем, планированию и самомотивации. Они помогут вам быть более организованным и доводить дела до конца. Я начинаю с самых дешевых программ и заканчиваю самыми дорогими.
Тайм-менеджмент: простые способы управления своим временем.
Описание. 3 402 студента уже прошли этот курс. Преподаватель покажет вам, как правильно распоряжаться своим временем, как исключить из своей жизни самые большие растратчики времени и как сосредоточиться на том, что действительно важно и необходимо.
Вы узнаете, как лучше планировать, мотивировать себя, расставлять приоритеты и делить задачи на главные и второстепенные. Если вы посмотрите на план урока, то заметите, что после каждого урока есть раздел с упражнениями и тестами. В конце учебной программы вы найдете итоговый тест и сертификат.
Автор.
Стоимость: 790 рублей.
Как организовать личный и рабочий распорядок дня для достижения результатов.
Описание. Этот курс предназначен в первую очередь для лидеров и менеджеров. Те, кому необходимо организовывать не только себя, но и команду, которой они руководят.
Докладчик расскажет о трех уникальных подходах к самоорганизации, включая использование современных приложений, которые помогут вам управлять своим временем, не тратя его впустую.
Также будет уделено внимание чисто психологическим вопросам. Вы узнаете, что такое матрица жизни, как расставлять приоритеты, определять краткосрочные и долгосрочные цели и рационально планировать их достижение.
Автор.
Стоимость: 790 рублей.
Личная мотивация.
Описание. Здесь вы узнаете, как мотивировать себя даже тогда, когда «все идет не так» и дела идут неважно. Большое внимание уделяется управлению временем, потому что это самый важный инструмент для достижения ваших целей.
Вы познакомитесь с отношением разных людей к жизни, понятием миссии и стратегиями, которые помогут вам определить свою миссию в этом мире. Они будут знать, как управлять своим временем так, чтобы не уставать и достигать всех своих целей и планов.
Автор.
Стоимость: 790 рублей.
Лучшие методы управления временем от 4Brain
Описание. Вы найдете 20 уроков, каждый из которых длится 20-30 минут. Общая продолжительность данного курса составляет 1 месяц и 1 неделю. Противостоять 100 самым популярным техникам управления временем. Источники информации — семинары, бестселлеры и личный опыт российских и зарубежных бизнес-тренеров.
Меняйте свои привычки
В наше время легко найти информацию о том, как успеть сделать все свои дела, но многие ли из вас применяют эти советы на практике? Я сам был в такой ситуации.
У всех нас есть привычки, и изменить их нелегко. Однако умное решение этой проблемы можно найти в книге Чарльза Духигга «Сила привычки». Автор называет это циклом привычки. В двух словах, привычка состоит из трех компонентов: стимула («спускового крючка», который предшествует привычному поведению), привычного поведения (фактического повторения действия) и вознаграждения (внешнего и внутреннего вознаграждения, которое вы получаете за выполнение привычного действия).
Плохая новость заключается в том, что нет способа повлиять на стимулы. Хорошая новость заключается в том, что вы можете изменить привычное поведение.
Есть много контрпродуктивных вещей, которые я делал и делаю, но я всегда чувствовал себя виноватым, публикуя в социальных сетях и СМИ первым делом с утра. Это не плохо, что меня раздражает делиться новыми постами в моем блоге. Но я знаю, что могу быстро увлечься бездумным просмотром Интернета в течение нескольких часов, и это испортит мне весь день.
Решение заключается в планировании задач, которые необходимо выполнить в сетях и СМИ, накануне вечером. Установите точное время, когда вы будете это делать, и делайте это каждый день.
Этот подход применим ко всем стимуляторам, которые приводят к негативному поведению.
Каждый раз, когда вы выполняете свою новую привычку, вы должны вознаграждать себя за нее. Составьте для себя ритуал, который поможет вам избежать негативного поведения, например, бессознательного просмотра Интернета, траты денег или поедания сладостей, и вознаграждайте себя чем-то приятным каждый раз, когда вам удается избежать этого.
Повторяйте это в течение 21 дня, пока новая привычка не закрепится.
Используйте правило 90 минут
Около 50 лет назад нейрофизиолог Натаниэль Клейтман обнаружил, что наш организм переходит от наивысшей активности к наименьшей каждые 90 минут в течение дня. Это явление также известно как гиперпространственный ритм. Проще говоря, мы можем быть продуктивными только в течение 90 минут.
Что происходит после 90 минут? Мы начинаем искать дополнительное топливо в виде кофеина, шоколада или гормонов стресса — адреналина, норадреналина и кортизола. В этот момент мы теряем концентрацию, перестаем ясно мыслить и видеть общую картину.
Мой вчерашний день выглядел следующим образом: Я поехал в аэропорт и работал в кафетерии в течение 90 минут до посадки (там не было wifi), смотрел фильм во время полета и вернулся к работе в поезде из Швейцарии во Францию. Вернувшись домой, я быстро проверил свой почтовый ящик, поужинал и работал еще 90 минут.
Это позволило мне выполнить большую часть работы всего за 4,5 часа, тогда как раньше на это потребовался бы 8-часовой рабочий день.
Расставляйте приоритеты до последнего
Один из чиновников Пентагона блестяще сформулировал суть этого совета:
Сначала я составляю список приоритетов: первый, второй, третий и т.д., а затем вычеркиваю все, что ниже третьего приоритета.
Это золотое правило для любого ежедневного списка дел. Все задания после третьего дня переносятся на следующий день.
Не можете решить, какие задачи важнее?
- Подумайте, есть ли зависимость между задачами. Можно ли сделать шаг A, не делая шага B? Если нет, то задача B более важная. Выбирайте те задачи, которые влияют на ваш дальнейший успех.
- Используйте матрицу решений.
Все, что находится в правом верхнем углу, должно быть отмечено галочкой «Сделать сейчас». Задачи с высоким уровнем воздействия, которые трудно выполнить, следует смешивать с другими, менее сложными задачами. Следует поручать малозатратные задачи, которые легко выполнить.
